Av. M. Gökhan Ahi mgahi@hurriyet.com.tr

Evet, resmi yazışmalarda elektronik posta kullanılabilir. Hatta zorunlu olarak kullanılmalıdır. Zira, elektronik ortamda yapılacak yazışmalar posta masrafları konusunda bir tasarruf yaratabileceği gibi, işlemleri çabuklaştırabilecek, ‘etkin devlet’ ve ‘etkin hizmet’ devreye girebilecek, arşivleme ve arama gibi faaliyetler çok daha kolaylaşabilecektir.

02/12/2004 tarihinde 25658 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan ‘Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik’e göre amaç, resmi yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. Yönetmeliğin kapsamı ise tüm kamu kurum ve kuruluşlarını kapsamaktadır.

Yönetmeliğin 4. maddesinde bazı tanımlamalar getirilmiştir. Buna göre, ilk defa ‘elektronik belge’ tanımı Türk Hukuk Mevzuatı’na girmiştir. Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her tür belge, ‘elektronik belge’ olarak adlandırılmış, ayrıca 5020 sayılı kanunla kabul edilen ‘elektronik imza’nın resmi yazışma usullerindeki yeri ve önemi vurgulanmıştır.

5. maddede, her kurum ve kuruluşun kendine ait bir e.posta adresi almak zorunda olduğu, adresler arasındaki koordinasyonun ise Başbakanlık tarafından yürütülmesi öngörülmüştür. Kağıtla yapılacak yazışmaların asgari standartlarını da belirleyen yönetmelikte, bilgisayar ortamında yapılan yazışmalara da standart konulmuştur. Elektronik yazışmaların ‘Times New Roman’ yazı karakterinde 12 punto olarak hazırlanması gerekmektedir. Şekil standartlarına ek olarak ve daha önce kağıtla yapılan yazışmalarda da olduğu gibi, elektronik yazışmalarda başlık, sayı, tarih, konu, ilgi, imza ve onay gibi içerik standartları da zorunlu hale getirilmiştir. Pek tabidir ki, elektronik yazışmanın imzası ve onayı da, güvenli elektronik imza ile yapılmak zorundadır.

Elektronik belgelerin kaydının yapılması da basitleştirilmiştir. Kağıda yazılı evraklar genellikle kayıt altına alınırken kaşelenir ve numaralandırılırlar. Elektronik ortamda gönderilen belgeler ise yönetmelik uyarınca gönderilen tarafça doğrulanarak ilgili birime gönderilecektir.

Aslında basit, ucuz, güvenli ve etkin bir yazışma modelinin hálá neden uygulamaya geçmediği gerçekten düşündürücü. Yazışmaların postayla ve acil hallerde faksla yürütülüyor olması, devlet işlerini aksattığı gibi, mahkemelerin cevap beklediği yazışmaların davaları senelerce uzatmasına yol açmaktadır. Her zaman olduğu gibi, bu durumdan sadece, zamanı çalınan ve kaynakları israf edilen vatandaş zararlı çıkmaktadır.